Nello svolgimento dell’attività di amministrazione condominio, ci si chiede se l’amministratore abbia delle responsabilità in tema di tutela della privacy del condominio che rappresenta. Quali sono le attività poste a suo carico e gli eventuali obblighi che gravano su questa figura? Di seguito cercheremo di fornire una risposta a questo interrogativo e di approfondire gli aspetti salienti di questa tematica.
- La normativa di riferimento
Per capire quali sono le responsabilità dell’amministratore di condominio in tema di privacy, il punto di partenza deve essere il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) che all’art. 1 fornisce la definizione di responsabile del trattamento come la persona fisica, giuridica o ente pubblico che elabora i dati per conto del titolare del trattamento.
Trasportando questa definizione nella realtà condominiale, il titolare del trattamento dei dati è rappresentato dal condominio stesso mentre il responsabile del trattamento è l’amministratore di condominio. Questa responsabilità da parte di questa figura nasce in virtù del contratto di mandato che lo lega al condominio e che si perfeziona nel momento in cui accetta la nomina ad amministratore di condominio.
- Obblighi dell’amministratore in termini di privacy
Preliminarmente la responsabilità dell’amministratore deve essere formalizzata attraverso la sottoscrizione di un documento redatto dal condominio, con il quale assume la carica di responsabile del trattamento e nel quale sono specificati i suoi obblighi e i limiti cui è sottoposto nello svolgimento del suo ruolo. In base alle indicazioni del GDPR, il responsabile del trattamento dei dati deve essere una persona in possesso di specifiche competenze, che conosca cioé adeguatamente la materia, che gli permetta di mettere in campo tutti quegli strumenti di carattere tecnico ed organizzativo atti a soddisfare i requisiti e le richieste stabilite dal regolamento europeo.
L’amministratore, quindi, pur avendo partecipato ad uno specifico corso per amministratore di condominio, per poter svolgere adeguatamente questo ruolo può avvalersi della collaborazione da soggetti in possesso delle competenze richieste dalla normativa. Oltre a ciò, l’amministratore di condominio deve essere costantemente aggiornato sull’evoluzione della normativo, come peraltro stabilito dalle norme UNI 11697/2017, e come la stessa sia anche una condizione fondamentale per poter svolgere l’incarico.
L’amministratore di condominio, nella qualità di responsabile del trattamento, ha l’obbligo di garantire la sicurezza dei dati nonché la riservatezza dei dati, comunicare tempestivamente le eventuali variazioni nonché occuparsi della cancellazione dei dati al termine del trattamento.
Altro obbligo a carico dell’amministratore in qualità di responsabile del trattamento dei dati è quello di assistere, avvisare e consigliare il titolare; se ad esempio una delibera dell’assemblea può violare qualche obbligo, ne deve dare tempestiva comunicazione per evitare di incorrere, a sua volta, in una sanzione per omessa violazione. Dovrà inoltre evadere le diverse richieste degli interessati, fornire comunicazione delle eventuali violazioni, condurre la valutazione di impatto privacy.
A carico dell’amministratore, inoltre, esiste anche un obbligo di procedere al risarcimento del danno causato ad un altro soggetto, nell’ipotesi che questi sia dipeso da una violazione delle norme in termini di tutela della privacy. Le ipotesi tipiche sono quelle dell’amministratore che nello svolgimento della sua attività superi i limiti e le istruzioni impartite dal condominio, non assiste il titolare, non informa il condominio che una delibera viola la normativa e così via. L’amministratore sarà però esonerato dal risarcimento del danno se riesce a dimostrare che l’evento dannoso non è imputabile alla sua condotta o qualora abbia comunque messo in campo delle misure al fine di evitare l’evento dannoso.
- I servizi dello studio legale
Come abbiamo visto, quindi, l’attività dell’amministratore del condominio in qualità di responsabile del trattamento dei dati del condominio da lui rappresentato è molto delicata ed abbraccia un’ampia varietà di casi che richiedono molto spesso delle competenze molto specifiche che non sempre possiede. Proprio per questo motivo è importante il supporto che può fornire il nostro studio legale che dispone di un team di professionisti specializzati in materia privacy e pronti a fornire i necessari chiarimenti su ogni singola fattispecie. Inoltre, è possibile pianificare le diverse scadenze e predisporre le attività necessarie per rispondere ai diversi obblighi che la normativa impone. Ogni amministratore di condominio potrà ottenere una consulenza personalizzata e ottenere dei preventivi pronti a rispondere ad ogni singola necessità.
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